WhatsApp-viestit yritysviestinnässä, lähetä ja vastaanota viestejä!
Tiesitkö, että voit lähettää organisaatiosi nimissä WhatsApp-viestejä kuluttajien WhatsApp -sovellukseen ja tehdä samanlaista viestintää kuin mitä voit tehdä tekstiviesteillä? Saat oman organisaatiosi ”preesensin” WhatsAppiin, eli esiinnyt siellä organisaatiosi nimissä ja brändillä.
Viestintä voi olla yksi- tai kaksisuuntaista ja sisältää esimerkiksi linkkejä, kuvia, videoita ja toimintopainikkeita. Tarkennuksena vielä, että WhatsApp-sovelluksella tarkoitetaan tässä juuri sitä meillä kaikilla käytössä olevaa normaalia WhatsApp-sovellusta.
WhatsAppin isona etuna on, että sen kautta voi käydä vapaamuotoista keskustelua tekstin muodossa, mutta myös ääniviestein, kuvin ja videoin. Asiakkaalle voidaan tarjota mahdollisuus esimerkiksi tehdä ajanvaraus tai tilaus suoraan WhatsApp-viestistä toimintopainiketta painamalla. Kaksisuuntaisuus, eli viestiin vastaaminen saadaan siis toteutettua erittäin suoraviivaiseksi ja helpoksi.
WhatsApp -kanava voi toimia organisaation näkökulmasta sekä outbound- että inbound -kanavana. Viestejä voidaan lähettää ja vastaanottaa vastauksia. Asiakas voi myös ottaa organisaatioon yhteyttä WhatsApp -yritystilin kautta lähettämällä viestin organisaation WhatsApp-numeroon ja asiakkaalle voidaan vastata viestiin.
Asiakaspalvelun inbound-kanavana WhatsApp on erinomainen, koska asiakas voi laittaa organisaatiollesi viestin ja jäädä odottamaan vastausta. Organisaatiosi vastaus kilahtaa asiakkaan puhelimen WhatsAppiin, kun asiakaspalvelu on ehtinyt asian käsitellä. Täten se toimii hyvin eri tavalla kuin verkko-chatit tai puhelinpalvelu, jotka ovat tilannesidonnaisia.
Mitä minun on hyvä tietää?
Käytännössä WhatsApp -viestintää koskevat samat lainalaisuudet kuin kaikkea asiakasviestintää. WhatsApp on lisäksi laatinut muutamia omia pelisääntöjä viestinnän hoitamiseen. Näiden tarkoituksena on pitää organisaatioiden WhatsApp-viestintä mahdollisimman relevanttina asiakkaiden näkökulmasta.
Yksi esimerkki tästä on se, että viestin lähetys on tehtävä ennalta hyväksyttyä viestipohjaa käyttäen. Viestipohja voi sisältää muuttujia, kuten asiakkaan nimi, tuote, koodi. Jos viestidialogi jatkuu tästä eteenpäin, niin se saa olla täysin vapaamuotoista. Asiakkaan ottaessa yhteyttä organisaatioon voi viestintä olla täysin vapaamuotoista alusta asti.
Asiakkailta, joille halutaan lähettää WhatsApp -viestejä, tulee olla lupa digitaaliseen viestintään. Selkein tapa on tehdä tämä erikseen WhatsAppin ulkopuolella erillisellä lupakyselyllä, kuten muussakin asiakasviestinnässä. Olemassa olevia lupia voidaan käyttää, mikäli WhatsApp -kanava on eritelty. Lisäksi sovelluksessa voidaan tehdä opt-in kyselyjä tietyissä käyttötapauksissa.
Miten pääsen alkuun?
Viestiyhteyden ja viestintään tarvittavat palvelut saat kätevästi yhdestä ja samasta palvelualustasta, SmartDialogista.
Yhteyden perustaminen
- Organisaatiollesi luodaan Facebook Business -tili
- Organisaatio saa oman uniikin WhatsApp-numeron, joka rekisteröidään Facebook Business ID-tunnuksen perusteella
- Organisaatio hyväksyy Whatsapp Client-ehdot
- Perustamisen yhteydessä mietitään valmiiksi haettavat viestipohjat (näitä voi hakea lisää ja muuttaa olemassa olevia myöhemmin)
Palvelu ja rajapinta
- Tehdään sopimus tarvittavista palveluista
- Luodaan palvelut (1- ja 2-suuntainen viestipalvelu, Dialogipalvelu)
- Kytketään viestien lähetys, vastaanotto ja mahdollinen edelleenvälitys
- Luodaan automaattinen vastaus tai vastauksen haku
- Mahdollisuus integraatioihin, esim. MS Power Platform, Zapier, Hubspot
Rajoitteet
- Lähtevät viestit voidaan lähettää vain etukäteen hyväksyttyä viestipohjaa käyttämällä
- Saapuvaan viestiin voidaan vastata vapaasti 24 tunnin ajan, tällöin voidaan myös lähettää mediaa, kuvia, videoita
Voit hyödyntää palvelualustan moderneja api-rajapintoja, konnektoreita tai web-hallintaliittymän viestityökalua käyttötarpeesi mukaan. Me hoidamme viestiyhteyksien kytkennän ja ylläpidon avaimet käteen-periaatteella, sekä tuemme palvelualustan käytössä 24/7.
Lue myös:
Blogi: WhatsApp yritysviestinnässä